Decreto 333 de 2014 - Certificaciones firmas digitales

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Decreto 333 de 2014

"Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto Ley 19 de 2012"

El Presidente de la República de Colombia

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en particular de las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en el artículo 160 del Decreto Ley 19  de 2012 y

Considerando

Que mediante la Ley 527 de 1999 se establecieron las entidades de certificación, para desarrollar actividades de emisión de certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como para cumplir con las demás funciones relativas a las comunicaciones basadas en firmas digitales. Dichas entidades requerían de la autorización previa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio para el ejercicio de su actividad.

Que a través del Decreto 1747 de 2000 se reglamentó parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, certificados y firmas digitales.

Que en virtud de las facultades otorgadas por el Decreto 1747 de 2000, la Superintendencia de Industria y Comercio expidió la Resolución 56930 de 2000, con el fin de dar instrucciones sobre el funcionamiento de las entidades de certificación previstas en la Ley 527 de 1999, acto administrativo que fue incorporado en el Capítulo Octavo del Título Quinto de la Circular Única de dicha Superintendencia.

Que el Decreto Ley 19 de 2012, expedido en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el parágrafo 1 del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, modificó la Ley 527 de 1999 en lo que se refiere a las entidades de certificación, toda vez que dispuso en su artículo 160, que las entidades de certificación, para desarrollar sus actividades, ya no necesitarán autorización previa de la Superintendencia de Industria y Comercio, sino que requerirán ser acreditadas previamente por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC-, conforme a la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional.

Que el artículo 176 del Decreto Ley 19 de 2012 derogó los artículos 41 y 42 de la Ley 527 de 1999.

Que lo previsto en este decreto debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y por el Decreto 2364 de 2012, es decir, sin que Se excluya, restrinja o prive de efecto jurídico la utilización de cualquier procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla con los requisitos señalados en el artículo 7 en mención.

Que el Gobierno Nacional debe establecer las características y requerimientos con base en los cuales el ONAC deberá acreditar a las entidades de certificación.

Decreta

Capítulo I

Aspectos Generales

Artículo 1. Objeto. El presente decreto tiene por objeto definir el régimen de acreditación de las entidades de certificación, en desarrollo de lo previsto en el artículo 160 del Decreto Ley 19 de 2012.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente decreto se aplicarán a:

1) Las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero, incluidas las cámaras de comercio y las notarías, que pretendan ser acreditadas como entidades de certificación.

2) Las entidades de certificación que hubieren sido autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, las cuales deberán cumplir, en los plazos aquí establecidos, con las disposiciones del presente decreto que les sean aplicables.

Parágrafo. Se encuentran excluidos de la aplicación de este decreto los valores y actividades regulados en la Ley 964 de 2005.

Artículo 3. Definiciones. Para efectos del presente decreto se entenderá por:

1) Certificado en relación con las firmas: mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide como al suscriptor, y contiene la clave pública de este.

2) Iniciador: persona que actuando por su cuenta, o en cuyo nombre se haya actuado, envíe o genere un mensaje de datos.

3) Suscriptor: persona a cuyo nombre se expide un certificado.

4) Repositorio: sistema de información utilizado para almacenar y recuperar certificados u otra información relacionada con los mismos.

5) Clave privada: valor o valores numéricos que utilizados conjuntamente con un procedimiento matemático conocido, sirven para generar la firma digital de un mensaje de datos.

6) Clave pública: valor o valores numéricos que son utilizados para verificar que una firma digital fue generada con la clave privada del iniciador.

7) Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con una prueba que estos datos existían en ese momento o periodo de tiempo y que no sufrieron  ninguna modificación a partir del momento en que se realizó el estampado.

8) Entidad de certificación cerrada: entidad que ofrece servicios propios de las entidades de certificación solo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneración por ello.

9) Entidad de certificación abierta: la que ofrece, al público en general, servicios propios de las entidades de certificación, tales que:

a. Su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, y

b. Recibe remuneración.

10) Declaración de Prácticas de Certificación (DPC): manifestación pública de la entidad de certificación sobre las políticas y procedimientos específicos que aplica para la prestación de sus servicios.

Artículo 4. Sistema confiable. Los sistemas utilizados para el ejercicio de las actividades de las entidades de certificación, se considerarán confiables si satisfacen los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes que cumplan con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

Capítulo II

De las entidades de certificación

Sección I

De las entidades de certificación cerradas

Artículo 5. Acreditación de las entidades de certificación cerradas. Quienes soliciten la acreditación para operar como entidades de certificación cerradas, deberán indicar específica mente las actividades en las que pretendan acreditarse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 161 del Decreto Ley 19 de 2012 y demostrar ante el ONAC, además de los requisitos previstos en el Capítulo 111 de este decreto, los siguientes requisitos:

1) Sus administradores y representantes legales no están incursos en las causales de inhabilidad previstas en el literal c) del artículo 29 de la Ley 527 de 1999.

2) Que cumplen con los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes y con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

Parágrafo. Las entidades de certificación cerradas no tendrán que demostrar ante el ONAC  el cumplimiento de los requisitos adicionales que se exigen a las entidades de certificación abiertas.

Artículo 6. Información en certificados. Los certificados emitidos por las entidades de certificación cerradas deberán indicar expresamente que solo podrán ser usados entre la entidad emisora y el suscriptor.

Sección II

De las entidades de certificación abiertas

Artículo 7. Acreditación de las entidades de certificación abiertas. Quienes soliciten la acreditación para operar como entidades de certificación abiertas, deberán indicar específicamente las actividades en las que pretendan acreditarse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 161 del Decreto Ley 19 de 2012 y demostrar ante el ONAC, además de los requisitos previstos en el Capítulo 111 de este decreto, los siguientes requisitos:

1) Personería jurídica o condición de notario o cónsul.

Cuando se trate de una entidad extranjera, se deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos contemplados en el Libro Segundo, Título VIII del Código de Comercio para las sociedades extranjeras que pretendan ejecutar negocios permanentes en territorio colombiano. Igualmente deberá observarse lo establecido en el artículo 58 del Código General del Proceso, o las normas que lo modifiquen.

2) Que los administradores y representantes legales no están incursos en las causales de inhabilidad previstas en el literal c) del artículo 29 de la Ley 527 de 1999.

3) Declaración de Prácticas de Certificación (DPC) satisfactoria, de acuerdo con los requisitos establecidos por el ONAC.

4) Patrimonio mínimo de 400 salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la solicitud de acreditación y durante la vigencia de la misma.

5) Constitución de las garantías previstas en este decreto.

6) Infraestructura y recursos por lo menos en la forma exigida en el artículo 11 de este decreto.

7) Un procedimiento de ejecución inmediata para revocar a todo nivel los certificados expedidos a los suscriptores, a petición de estos o cuando ocurra alguno de los eventos previstos en el artículo 37 de la Ley 527 de 1999.

8) Cumplir con los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes y con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

Parágrafo primero. El ONAC tendrá la facultad de solicitar ampliación o aclaración sobre los puntos que estime conveniente.

Parágrafo segundo. En el caso de los certificados recíprocos, se deberán acreditar adicionalmente la entidad reconocida, los certificados reconocidos y el tipo de certificado al cual se remite, la vigencia y los términos del reconocimiento.

Artículo 8. Patrimonio mínimo. Para determinar el patrimonio mínimo solo se tomarán en cuenta el capital suscrito y pagado, la reserva legal, el superávit por prima de colocación de acciones y se deducirán las pérdidas acumuladas y las del ejercicio en curso.

El patrimonio mínimo deberá acreditarse:

1) En el caso de personas jurídicas, por medio de estados financieros, con una antigüedad no superior a 6 meses, certificados por el representante legal y el revisor fiscal si lo hubiere.

2) Tratándose de entidades públicas, por medio del proyecto de gastos y de inversión que genere la actividad de certificación, conjuntamente con los certificados de disponibilidad presupuestal que acrediten la apropiación de recursos para dicho fin.

3) Para las sucursales de entidades extranjeras por medio del capital asignado.

4) En el caso de los notarios y cónsules, por medio de los recursos dedicados exclusivamente a la actividad de entidad de certificación.

Artículo 9. Garantías. La entidad de certificación debe contar con al menos una de las siguientes garantías:

1)  Seguros vigentes que cumplan con los siguientes requisitos:

a. Ser expedidos por una entidad aseguradora que esté sometida a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de no ser posible lo anterior, por una entidad aseguradora del exterior que cuente con la  autorización previa de la mencionada superintendencia.

b. Cubrir todos los perjuicios contractuales y extracontractuales de los suscriptores y terceros de buena fe, derivados de errores y omisiones, o de actos de mala fe de los administradores, representantes legales o empleados de la certificadora en el desarrollo de las actividades para las cuales solicita o cuenta con acreditación.

c. Cubrir los anteriores riesgos por una cuantía asegurada por evento igualo superior al mayor entre:

i. 7.500 salarios mínimos mensuales legales por evento; o

ii. el límite fijado para las garantías ofrecidas definido en las prácticas de certificación.

d. Incluir cláusula de restitución automática del valor asegurado.

e. Incluir una cláusula que obligue a la entidad "aseguradora, al tomador y al asegurado a informar previamente a ONAC la terminación del contrato de seguro o las modificaciones que reduzcan el alcance o monto de la cobertura.

2) Contrato de fiducia con patrimonio autónomo que cumpla con las siguientes características:

a. Tener como objeto exclusivo el cubrimiento de las pérdidas sufridas por los suscriptores y terceros de buena fe, que se deriven de los errores y omisiones o de actos de mala fe de los administradores, representantes legales o empleados de la certificadora en el desarrollo de las actividades para las cuales solicita o cuenta con acreditación.

b.  Contar con recursos suficientes para cubrir pérdidas por una cuantía por evento igualo superior al mayor entre:

i. 7.500 salarios mínimos mensuales legales por evento; o

ii. El fijado para las garantías ofrecidas definido en las prácticas de certificación.

c. Que los fideicomitentes se obliguen a restituir los recursos de la fiducia en caso de una reclamación, por lo menos hasta el monto mínimo exigido en el literal anterior.

d. Que la fiduciaria se obligue a informar previamente al ONAC sobre cualquier  cambio en los reglamentos, disminución en el monto o alcance de la cobertura, así  como para el retiro de fideicomitentes y  para la terminación del contrato;

e. Demostrar en cualquier momento que las inversiones estén representadas en títulos de renta fija, alta seguridad y liquidez, emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República o calificados como de mínimo riesgo por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

La entidad que pretenda otorgar el reconocimiento recíproco de certificados, deberá demostrar la cobertura de las garantías requeridas en este decreto para los perjuicios que puedan causar los certificados reconocidos.

Capítulo III

Disposiciones Comunes

Artículo 10. Declaración de Prácticas de Certificación (DPC). Sin perjuicio de los demás requisitos que establezca el ONAC, el contenido de esta declaración deberá incluir al menos lo siguiente:

1) Identificación de la entidad de certificación.

2) Política de manejo de los certificados.

3) Obligaciones de la entidad y de los suscriptores de los certificados.

4) Precauciones que deben observar los terceros.

5) Manejo de la información suministrada por los suscriptores.

6) Descripción de las garantías y recursos que ofrece para el cumplimiento de las obligaciones que se deriven de sus actividades.

7) Límites de responsabilidad por el ejercicio de su actividad.

8) Política tarifaria de expedición y revocación de certificados.

9) Procedimientos de seguridad para el manejo de eventos e incidentes, entre otros:

a. Cuando la seguridad de la clave privada de la entidad de certificación se ha visto comprometida;

b. Cuando el sistema de seguridad de la entidad de certificación ha sido vulnerado;

c. Cuando se presenten fallas en el sistema de la entidad de certificación que comprometan la prestación del servicio;

d. Cuando los sistemas de cifrado pierdan vigencia por no ofrecer el nivel de seguridad contratado por el suscriptor.

10) El plan de contingencia encaminado a garantizar la continuidad del servicio de certificación.

11) Modelos y minutas de los contratos que utilizarán con los usuarios.

12) Política de manejo de otros servicios que fuere a prestar, detallando sus condiciones.

13) Descripción de los requisitos y procedimientos para la emisión de cada uno de los tipos de certificados que ofrece, de acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes.

Artículo 11. Infraestructura y recursos. En desarrollo de lo previsto en el literal b) del artículo 29 de la Ley 527 de 1999, la entidad de certificación deberá contar con un equipo de personas, una infraestructura física, tecnológica y unos procedimientos y sistemas de seguridad, tales que:

1) Puedan generar las firmas digitales y electrónicas propias y que además, les permita prestar todos los servicios para los que soliciten la acreditación.

2) Se garantice el cumplimiento de lo previsto en la Declaración de Prácticas de Certificación (DPC).

3) Se pueda calificar el sistema como confiable de acuerdo con lo señalado en el artículo 4 del presente decreto.

4) Los certificados expedidos por las entidades de certificación cumplan con:

a. Lo previsto en el artículo 35 de la ley 527 de 1999; y

b. Los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes que cumplan con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

5) Se garantice la existencia de sistemas de seguridad física en sus instalaciones, un monitoreo permanente de toda su planta física, y acceso restringido a los equipos que manejan los sistemas de operación de la entidad.

6) El manejo de la clave privada de la entidad esté sometido a un procedimiento propio de seguridad que evite el acceso físico o de otra índole a la misma a personal no autorizado.

7) Cuente con un registro de todas las transacciones realizadas, que permita identificar el autor de cada una de las operaciones.

8) Los sistemas que cumplan las funciones de certificación solo sean utilizados con ese propósito y por lo tanto no puedan realizar ninguna otra función.

9) Todos los sistemas que participen directa o indirectamente en la función de certificación estén protegidos por sistemas y procedimientos de autenticación y seguridad de conformidad con los estándares nacionales e internacionales vigentes y con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

Artículo 12. Infraestructura prestada por un tercero. Cuando quiera que la entidad de certificación requiera o utilice infraestructura o servicios tecnológicos prestados por un tercero, los contratos deberán prever que su terminación está condicionada a que la entidad haya implementado o contratado una infraestructura o servicio tecnológico que le permita continuar prestando sus servicios sin ningún perjuicio para los suscriptores.

Tanto el tercero como la entidad de certificación, deberán cumplir con los requisitos legales, técnicos y de infraestructura que para la acreditación establezcan el presente decreto y el ONAC.

La contratación de esta infraestructura o servicios no exime a la entidad certificadora de cumplir con el deber de permitir y facilitar al ONAC la realización de auditorías.

Artículo 13. Certificaciones recíprocas. El reconocimiento de los certificados emitidos por entidades de certificación extranjeras, realizado por entidades de certificación acreditadas para tal efecto en Colombia, se hará constar en un certificado expedido por estas últimas.

El efecto del reconocimiento de cada certificado se limitará a las características propias del tipo de certificado reconocido y por el período de validez del mismo.

Los suscriptores de los certificados reconocidos y los terceros tendrán idénticos derechos que los suscriptores y los terceros respecto de los certificados propios de la entidad que hace el reconocimiento.

Artículo 14. Auditorías. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 162 del Decreto Ley 19 de 2012, el ONAC será el encargado de realizar, directamente o a través de terceros, las auditorías a las entidades de certificación, de acuerdo con lo previsto en las reglas de acreditación y criterios específicos fijados por el ONAC. El informe dictaminará si la entidad de certificación actúa o está en capacidad de actuar, de acuerdo con los requerimientos de la Ley 527 de 1999, lo previsto en este decreto y en las normas que los sustituyan, complementen o reglamenten.

Sin perjuicio de lo anterior, las entidades de certificación deberán cumplir con la auditoría de tercera parte en los términos previstos en los criterios específicos de acreditación que establezca el ONAC.

Artículo 15. Deberes. Además de lo previsto en el artículo 32 de la Ley 527 de 1999 modificado por el artículo 162 del Decreto Ley 19 de 2012, las entidades de certificación objeto del presente decreto, deberán:

1) Comprobar por sí o por medio de una persona diferente que actúe en nombre y por cuenta suya, la identidad y cualesquiera otras circunstancias de los solicitantes o de datos de los certificados, que sean relevantes para los fines propios del procedimiento  de verificación previo a su expedición.

2) Abstenerse de acceder o almacenar la clave privada del suscriptor.

3) Mantener a disposición permanente del público la Declaración de Prácticas de Certificación, tanto en medio físico como en su sitio web.

4) Cumplir cabalmente con las políticas de certificación acordadas con el suscriptor.

5) Informar al suscriptor de los certificados que expide, su nivel de confiabilidad, los límites de responsabilidad, y las obligaciones que el suscriptor asume como usuario del servicio de certificación.

6) Garantizar la prestación permanente e ininterrumpida de los servicios contratados, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 34 de la Ley 527 de 1999, modificado por el  artículo 163 del Decreto Ley 19 de 2012.

7) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y al ONAC, de manera inmediata, la ocurrencia de cualquier evento que comprometa o pueda comprometer la  prestación del servicio.

8) Previo a la prestación de nuevos servicios de certificación, previstos en el artículo 161 del Decreto Ley 19 de 2012, la entidad certificadora debe ampliar el alcance de su  acreditación, incluyendo estos nuevos servicios.

9) Informar oportunamente la modificación o actualización de servicios incluidos en el alcance de su acreditación, en los términos que establezcan los procedimientos  reglas y requisitos del servicio de acreditación del ONAC.

10) Mantener actualizado el registro de los certificados revocados. Las entidades de certificación serán responsables de los perjuicios que se causen a terceros de buena fe por incumplimiento de esta obligación.

11) Garantizar el acceso permanente y eficiente de los suscriptores y/o usuarios y de terceros al repositorio.

12) Disponer de un canal de comunicación de atención permanente a suscriptores y terceros, que permita las consultas y la pronta solicitud de revocación de certificados por los suscriptores.

13) Garantizar la confidencialidad de la información entregada por los suscriptores.

14) Garantizar las condiciones de integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad, de acuerdo con los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes y con los criterios específicos de acreditación que para el efecto establezca el ONAC.

15) Conservar la documentación que respalda los certificados emitidos, por el término previsto en la ley para los papeles de los comerciantes y tomar las medidas necesarias para garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad que le sean propias.

16) Informar inmediatamente al suscriptor la suspensión del servicio o revocación de sus certificados por cualquier medio disponible.

17) Capacitar y advertir a sus usuarios sobre las medidas de seguridad que deben observar y sobre la logística que se requiere para la utilización de los mecanismos de que trata el presente decreto.

18) Remover en el menor término que el procedimiento legal permita, a los administradores o representantes que resulten incursos en las causales establecidas en el literal c del artículo 29 de la Ley 527 de 1999, modificado por el artículo 160 del Decreto Ley 19 de 2012.

19) Actualizar la información de contacto cada vez que haya cambio o modificación en los datos suministrados.

20) Cumplir con los procedimientos, reglas y requisitos del servicio de acreditación del ONAC.

Artículo 16. Responsabilidad. Las entidades de certificación responderán por todos los perjuicios que causen en el ejercicio de sus actividades.

La entidad certificadora será responsable por los perjuicios que puedan causar los  prestadores de servicios a que hace referencia el artículo 12 del presente decreto, a los suscriptores o a las personas que confíen en los certificados.

Artículo 17. Cesación de actividades. Las entidades de certificación acreditadas por el ONAC podrán cesar en el ejercicio de sus actividades, en las condiciones establecidas en el artículo 34 de la Ley 527 de 1999, modificado por el artículo 163 del Decreto Ley 19 de 2012 y deberán informar a ONAC y a la Superintendencia de Industria y Comercio con una antelación mínima de 30 días.

Artículo 18. Responsabilidad derivada de la administración de los repositorios. Cuando las entidades de certificación contraten los servicios de repositorios, continuarán siendo responsables frente a sus suscriptores y terceros.

Artículo 19. Responsabilidad derivada de la no revocación. Una vez cumplidas las formalidades previstas para la revocación, la entidad de certificación será responsable por los perjuicios que cause la no revocación.

Artículo 20. Supervisión, vigilancia y control de las entidades de certificación. De acuerdo con lo previsto en el artículo 36 del Decreto 2269 de 1993 y las demás normas que lo complementen, modifiquen o adicionen, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer la supervisión, vigilancia y control de las entidades de certificación.

Artículo 21. De las entidades de certificación autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las entidades de certificación que hayan sido autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, en virtud de lo dispuesto por el Decreto 1747 de 2000 y que deseen seguir prestando los servicios de certificación previstos en el artículo 161 del Decreto Ley 19 de 2012, deberán iniciar el correspondiente proceso de acreditación ante el ONAC, dentro de los 2 meses siguientes a la expedición del presente decreto.

Parágrafo transitorio. Las entidades de certificación que hubieren sido autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán continuar ofreciendo los servicios de certificación que actualmente prestan en las condiciones que habían sido autorizadas por dicha superintendencia, hasta tanto obtengan un pronunciamiento por parte del ONAC en relación con la solicitud de acreditación de que trata el presente artículo.

Artículo 22. Vigencia. El presente decreto entrará a regir a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial y deroga el Decreto 1747 de 2000 y todas las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y Cúmplase

Dado en Bogotá, D.C., a los 19-02-2014.

El Ministro de Comercio, Industria y Turismo

SANTIAGO ROJAS ARROYO