Tipo de reuniones efectivas

31.05.2013 Ángela Méndez

No importa el tipo ni el tamaño de la organización en la que trabajes, siempre habrá reuniones y la mayoría de ellas improductivas. Pero, ¿por qué? Patrick Lencioni, autor de Reuniones que matan (Empresa Activa), comenta que “el problema es la tendencia a incorporar todas las cuestiones pendientes de debate en la misma cita”. El resultado es que los equipos divagan y no se obtienen propuestas eficaces.

• a)    Hay que centrar los puntos a tratar

• b)    Definir quién debe asistir y

• c)    Evitar que acudan personas que no tienen la capacidad de decisión en el asunto que se va a tratar”.

a)     Repaso diario.  Es una de las reuniones más eficaces que existen.

Requiere que los miembros del equipo se junten –  incluso de pie– al inicio de la jornada y en tan sólo cinco minutos informen a los demás de las actividades que van a realizar ese día.
La finalidad es ayudar a los profesionales a establecer prioridades y pasar a la acción.
Es un foro rápido para asegurarse de que no falla nada y de que nadie pisa el terreno de otro; pero no es el momento de divagar ni plantear problemas. Para que sea efectiva es importante que se convierta en una rutina.

• Debería durar entre cuarenta y cinco y noventa minutos.

• El objetivo es identificar los problemas y eliminarlos, pero no entrar en cuestiones estratégicas.

• Debe comenzar con una ronda relámpago en la que cada participante expone dos o tres prioridades que precisen una atención inmediata.

• Para que sean efectivas es esencial que sean periódicas y que no se debatan más de dos o tres asuntos. 

• La preparación previa es inexcusable y la actitud con la que se acude es también muy importante: hay que ir sin miedo al conflicto, con la mente abierta para escuchar y sin temor a enfrascarse en un  productivo debate sin filtros.

Ignacio Ríos, socio de Bain & Company, explica que “la falta de planificación sobre el objetivo del encuentro lo único que consigue es ralentizar los procesos.

Una solución según los expertos es organizar cuatro reuniones distintas que atienden a diferentes finalidades:

b)  Táctica semanal. En ella se abordan cuestiones de interés inmediato.

Después llega el momento de exponer, con datos e información concreta, los avances alcanzados. Por último, se diseña una agenda de trabajo a partir de las tareas en las que cada profesional está inmerso.

c)  Estrategia mensual. Es la cita en la que se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que  
                                   incidirán de manera directa  en el negocio.

d)  Repaso trimestral fuera de la oficina. Es una oportunidad para apartarse del día a día y coger fuerzas. En 

                                                             este entorno se puede analizar mejor el trabajo en su conjunto y 
                                                             buscar retos y acciones a largo plazo.

Es el momento de reflexionar y debatir sobre el estado del departamento o de la firma, y de estudiar a la competencia para no quedare atrás. Recuerda Uno de los enemigos a combatir es la falta de concreción. El problema es no saber decidir qué datos son imprescindibles y alargar tu exposición alejándote del tema principal. Limitar el tiempo de intervención es una gran ayuda.