Business Intelligence . Cinco errores en uso de BI
[CNN Expansión]
5 errores en el uso de BI
El Business Intelligence es una herramienta útil
para el crecimiento en toda empresa, dice John Dix; descubre los
consejos sobre lo que no se debe hacer en el rubro de TI corporativo.
Publicado: Miércoles, 01 de diciembre de 2010 a las 06:01
Por: John Dix*
CIUDAD DE MÉXICO — La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence (BI) surgió
hace veinte años como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En
un principio se vio como algo exclusivo de analistas y ejecutivos de
alto nivel, pero posteriormente ha ido evolucionando poco a poco hasta
convertirse en un medio más democrático, a medida que las organizaciones
se han dado cuenta de que los encargados de la toma de decisiones en
todo tipo de áreas departamentales y niveles necesitan acceso a una
información importante y actualizada. Hoy en día se observa una fuerte
tendencia hacia un ‘consumo masivo y generalizado' de BI. Los usuarios
demandan la misma velocidad y facilidad de uso del software que manejan en su puesto de trabajo, con el estilo que las herramientas omnipresentes han impactado en su vida personal.
En
breve, una nueva generación de herramientas BI dejará atrás a una
tecnología compleja y pesada en favor de una experiencia de usuario lo
más intuitiva y satisfactoria posible. Esta última hornada de
herramientas BI - el BI 2.0 - sirve a una generación de usuarios
conocedora de tecnologías y hambrienta de información. Caracterizadas
por la inclusión de una funcionalidad completamente pionera, como el
análisis asociativo en memoria, las potentes herramientas BI 2.0 están
dando un enfoque más práctico, más de "auto-servicio",
al análisis y los informes. Con ellas, los usuarios de perfil no técnico
pueden combinar información previamente no relacionada en modo alguno
para lograr una visión completa y un análisis rápido, sobre la marcha,
sin ayuda del departamento Tecnologías de la Información (TI).
Error 1
No identificar claramente el objetivo empresarial.
Empezar
sin un objetivo claro y definido es una mala base para un proyecto BI.
Así que pregúntese a sí mismo: ¿A dónde quiere ir? ¿Es su objetivo el
objetivo correcto? Alcanzarlo ¿qué implicará para su negocio? ¿Es claro y
comprobará usted personalmente el avance?
Los objetivos han de ser específicos y alineados con sus objetivos corporativos, pero no tienen por qué ser enormes.
Error 2
No reconocer que el BI también requiere gestión del cambio
El
éxito de un proyecto BI depende enormemente de cómo sea la implicación
de los usuarios corporativos en el proceso. Si los ignora estará
asumiendo un riesgo: una fuerza de trabajo que no está debidamente
informada e implicada en los planes de cambio es probable que se resista
a lo desconocido. Además, el BI trata fundamentalmente de cambiar el
comportamiento, igual que los procesos. Uno de los objetivos de muchos
proyectos BI es crear una cultura de mejora continua, pero si no explica
a sus empleados los beneficios, ello podría llevarles a un mal
entendimiento.
La gestión del rendimiento no es una vara para
azotar a sus empleados; como su propio nombre indica, se trata de
gestionar el rendimiento, más que medirlo. Utilizada correctamente,
puede ser muy motivadora, implica que todo el mundo pueda ver la
contribución que está haciendo y que las personas puedan ser premiadas
por sus éxitos.
Error 3
No implicar a las personas que necesita en el cambio
El
BI solía ser propiedad exclusiva de los departamentos TI y financiero,
pero en la nueva década todo el mundo, desde los miembros del equipo
directivo hasta los operarios de planta, deberían poder acceder
libremente a la información que necesitan. Este enfoque o modelo de
"auto-servicio" está superando al modelo anterior tradicional del BI
1.0, el cual se centraba en la provisión de informes estáticos -
predefinidos por el equipo TI - y los cuales se quedaban anticuados tan
pronto como se remitían y tan sólo satisfacían las necesidades de una
escasa élite de usuarios expertos.
Error 4
No permitir una transparencia en tiempo real...
Y,
antes que eso, obstaculizar y no permitir cualquier tipo de
transparencia. Dicho de una manera muy simple, si no sabe en dónde está
¿cómo puede mejorar? Una falta de visibilidad conduce a excusas de
postergación, pérdida de oportunidades y una cultura en la que nadie es
responsable y nadie está preparado para hacer frente y tomar medidas. La
transparencia debería por tanto ser a nivel individual y no
departamental.
La capacidad de rastrear métricas financieras como
pérdidas y beneficios, flujo de caja e información general de libros
mayores es algo que se presupone. Otras métricas operacionales
fundamentales, como asignación de recursos y planificación de la
producción se están volviendo cada vez más comunes. Pero lo mejor de las
nuevas tecnologías BI es que están posibilitando áreas completamente
nuevas de análisis - métricas medioambientales, por ejemplo, que evalúan
las condiciones de mercado o factores externos como responsabilidades
de importación/exportación. En la nueva década incluso las métricas
sociales serán mensurables: su BI registrará y clasificará menciones en
Twitter o rastreará la percepción pública de su marca.
Error 5
No tomar medidas
La
visibilidad sin acción es inútil. Pero cuando los proyectos tardan
mucho en implementarse, el buen momento se pierde y puede ser muy fácil
dejar de actuar sobre la valiosa información que se está produciendo. Es
responsabilidad del director y los ejecutivos financieros, de
marketing, TI, etc. demostrar su compromiso con la acción inteligente.
Establecer reuniones formales y revisar las estructuras en curso crea un
fuerte bucle de feedback - el BI debería emplearse no sólo para
comprender dónde estamos sino también para medir el éxito de las
acciones resultantes. Sólo tomando medidas, pasando a la acción,
registrando su actividad y midiendo el progreso se conseguirá mantener a
los demás motivados e implicados. No tiene mucho sentido disponer de
estas nuevas capacidades si no las utilizamos para mejorar y si no
podemos demostrar su valor. Así que actúe mientras pueda y verá y
apreciará los beneficios.
El autor es miembro del consejo de QlikView México, firma de software corporativo.
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